Economia

Giustificativi Extra Ue in nota spese: per l'Ade sono documenti unici

L'Agenzia delle Entrate, con la pubblicazione della Risposta n. 417, torna a trattare il tema della dematerializzazione delle note spese (vedi Interpelli n. 388 e 403); il soggetto istante, tenuto conto che intende implementare un sistema di conservazione più tecnologico dei documenti che giustificano le spese dei dipendenti, pone i seguenti quesiti:

  1. se, in base all'art. 39, co. 3, del d.P.R. 633/1972, sulla base del processo innanzi descritto (processo informatizzato capace di garantire l'autenticità dei documenti), le fatture e le ricevute di pagamento emesse da soggetti extra-UE (in qualità di giustificativi) formanti oggetto di nota spese, possano considerarsi documenti originali non unici;
  2. in via subordinata, nella denegata ipotesi in cui le fatture e le ricevute di pagamento emesse da soggetti Extra-UE formanti oggetto di nota spesa analitica così come delineata nella disamina del quesito sub a) non possano essere qualificate di per sé come documenti originali non unici, a parere dell'istante tale qualifica deve essere verificata in relazione ad ogni singolo documento qualora vi sia uno strumento di reciproca collaborazione valido ai fini delle imposte dirette con lo Stato Extra-UE dal quale proviene il documento.

Il punto di partenza per la corretta modalità di gestione dei documenti analogici in previsione della loro dematerializzazione è il Codice dell'Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005) ed i successivi decreti attuativi.

Sotto il profilo fiscale, ai fini della deducibilità, il documento deve obbligatoriamente possedere le seguenti caratteristiche:

  • immodificabilità;
  • integrità;
  • autenticità;
  • leggibilità

Tenuto conto di ciò, si rileva la complessità da parte dell'amministrazione finanziaria di poter gestire l'unicità dei giustificativi emessi da soggetti esteri di Paesi Extra UE con i quali può non esistere una reciproca assistenza in materia fiscale o con i quali non è assicurato un adeguato scambio di informazioni; per tale motivo i giustificativi che giungono da tali Paesi sono considerati, in via generale, documenti originali unici, il che porta con sè la complessità sulle modalità di conservazione.

La non certezza di una reciproca collaborazione e la possibilità che il documento in possesso al soggetto italiano venga distrutto pur essendo considerato unico, porta l'amministrazione finanziaria a dare risposta negativa al primo quesito (se, in base all'art. 39, co. 3, del d.P.R. 633/1972, sulla base del processo innanzi descritto (processo informatizzato capace di garantire l'autenticità dei documenti), le fatture e le ricevute di pagamento emesse da soggetti extra-UE (in qualità di giustificativi) formanti oggetto di nota spese, possano considerarsi documenti originali non unici) e risposta positiva al secondo quesito ( a parere dell'istante tale qualifica deve essere verificata in relazione ad ogni singolo documento qualora vi sia uno strumento di reciproca collaborazione valido ai fini delle imposte dirette con lo Stato Extra-UE dal quale proviene il documento)

Si conclude che i documenti da inserire in nota spese emessi da Paesi extra Ue non sono da considerarsi per la loro natura documenti unici, ma è necessaria un'analitica valutazione di ogni singolo documento.

Si ricorda che...

L'Agenzia delle Entrate rileva che se "il giustificativo allegato alla nota spese non consente di risalire al suo contenuto attraverso ad altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, allora lo stesso ha natura di documento analogico originale unico" e richiede l'attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, della conformità all'originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico (art. 4, comma 2, DM 17 giugno 2014).

Il documento analogico è considerato non unico quando lo stesso trova corrispondenza nella contabilità del cedente/prestatore (Risoluzione 161/E/2007: "se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei documenti analogici originali non unici, qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativo e dei dati risultanti dalla contabilità". Se ci si trova in questa fattispecie non è necessario ricorrere all'attestazione di conformità da parte di un pubblico ufficiale.