Servizio cloud per i documenti fiscali. E se il fornitore ha i server fuori dall’Italia?
Il fenomeno della conservazione in modalità elettronica delle scritture contabili e delle fatture presso terzi sta assumendo portata sempre più rilevante, molte imprese e professionisti infatti optano per questo sistema di archiviazione dei documenti aziendali e questo perché ciò comporta un notevole risparmio di costi e di risorse.
Fu l’articolo 39 del Codice dell’amministrazione digitale ad aprire nel concreto la strada alla conservazione elettronica di tali documenti, venne infatti stabilito che i libri, i repertori e le scritture di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere “formati e conservati su supporti informatici” in conformità alle disposizioni del codice stesso e delle regole tecniche (D.P.C.M. 3 dicembre 2013), poi venne l’articolo 16, comma 12-bis del D.L. 29 novembre 2008, n. 185 che, conformandosi all’ articolo 39 del codice dell’amministrazione digitale, inserì nel codice civile l’articolo 2215-bis, titolato “Documentazione informatica”, in base al quale i libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per legge o per regolamento, oppure è richiesta dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa, possono essere redatti mediante strumenti informatici.
A chiarire invece che la conservazione elettronica può essere svolta anche fuori dal territorio dello Stato sono intervenuti il D.M. 17 giugno 2014 e l’Agenzia delle Entrate, precisando che ciò è ammesso a condizione che in questo diverso Stato, in cui tali documenti sono immagazzinati elettronicamente per essere conservati, esista un regime giuridico che regoli la reciproca assistenza con lo Stato italiano, ovvero che venga assicurato agli organi preposti all’ispezione da parte del soggetto passivo l’accesso anche da remoto all’archivio in cui tali documenti sono conservati, la possibilità di trasferire su altri supporti i documenti così conservati o di stamparli e che il sistema di conservazione designato rispetti le norme previste per la conservazione sostitutiva (elettronica) dei documenti e le regole tecniche, utilizzando i formati previsti dal codice dell’amministrazione digitale e dalle sue disposizioni attuative e garantendo l’origine, l’autenticità dei documenti conservati, l’integrità del loro contenuto, la leggibilità nel tempo, l’inalterabilità (si veda anche l’art. 39, comma 3, del D.P.R. n. 633 del 1972 e il D.M. 17 giugno 2014).
Si tenga presente tuttavia che solo da pochi anni, ovvero dal gennaio 2013 (con la Legge di bilancio 24 dicembre 2012 n. 228 che ha novellato l’art. 39 comma 3 del DPR n. 633/72), la conservazione su server situati fuori dal territorio dello Stato italiano è stata estesa alle scritture contabili, in quanto prima di tale periodo solo le fatture elettroniche potevano essere conservate fuori dal territorio dello Stato quindi su server esteri.
Queste disposizioni normative dunque hanno dato il via anche alla conservazione su cloud dei documenti fiscalmente rilevanti e ai connessi contratti di outsourcing con cui si demanda tale servizio a soggetti terzi, anche se i loro server sono localizzati fuori dal territorio italiano.
Ad ogni modo tale scelta deve essere comunicata espressamente alle Entrate. La Circolare dell’Agenzia delle Entrate 18/E del 24 giugno 2014, ha precisato infatti che il soggetto passivo che opta per la conservazione elettronica è tenuto a specificare nella comunicazione dei modelli AA7/10 e AA9/12 il luogo di conservazione elettronica dei documenti, indicando esattamente la localizzazione fisica dei server su cui la documentazione viene immagazzinata e questo in relazione alla più generale disposizione di cui all’articolo 35, comma 2, lettera d), del D.P.R. n. 633 del 1972, in base al quale dalla dichiarazione di inizio attività deve, tra gli altri, risultare il luogo in cui sono tenuti e conservati «i libri, i registri, le scritture e i documenti prescritti dal presente decreto e da altre disposizioni», nonché, ai sensi del successivo comma 3, ogni eventuale variazione del luogo di conservazione. A questa Circolare però ne è seguita un’altra, si tratta della Circolare n. 81/E del 2015, con cui l’Agenzia delle Entrate ha chiarito il concetto di “conservazione” delle scritture contabili di cui al D.P.R. n. 633 del 1972, spiegando che tale nozione, nell’ambito della conservazione elettronica, non coincide per forza con quella di deposito delle scritture stesse. Nel nuovo processo di conservazione, infatti, il conservatore è quel soggetto definito dal CAD (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) e riportato nel manuale di conservazione, che si occupa del solo processo di “conservazione elettronica” dei documenti fiscali. Tale soggetto può, coincidere con il contribuente, può assumere la veste del depositario (ossia di colui che gestisce la contabilità e che, ai fini fiscali, assume specifiche responsabilità), o può essere un soggetto terzo.
Resta il fatto che la comunicazione all’Agenzia delle entrate della localizzazione fisica dei server su cui sono immagazzinate le scritture contabili e le fatture elettroniche deve essere eseguita, utilizzando i modelli l’AA9/12 (per le imprese individuali e lavori autonomi) e l’AA7/10 (per i soggetti diversi dalle persone fisiche).
I verificatori, in caso di accesso alle scritture contabili tenute in modalità elettronica, devono essere, in ogni caso, anche se i server sono all’estero, messi nelle condizioni di visionare e acquisire direttamente, presso la sede del contribuente ovvero del “depositario” delle scritture contabili, la documentazione fiscale, compresa quella che garantisce l’autenticità ed integrità delle fatture, al fine di verificarne la corretta conservazione. Di conseguenza, la mancata esibizione dei documenti sopra richiamati comporta gli effetti previsti dagli articoli 39 del D.P.R. n. 600 del 1973 e 52 del D.P.R. n. 633 del 1972.
Se quindi sono soddisfatte tutte le condizioni innanzi esposte, è ammesso avvalersi anche eventualmente di un fornitore di servizi cloud che custodisce le nostre scritture fiscalmente rilevanti su server situati fuori dal territorio dello Stato, ad ogni modo, è consigliabile prestare la debita attenzione nella scelta di tale soggetto, in particolare analizzando le misure di sicurezza tecniche e organizzative che egli impiega per proteggere la documentazione dei suoi clienti, le garanzie che offre, come gestisce i rischi di violazione dei suoi sistemi informatici, i protocolli informatici che utilizza, quali misure impiega per rispettare la normativa sulla privacy, valutando se possiede idonee certificazioni.