Fatturazione elettronica tra privati. Come predisporre la fattura elettronica e come trasmetterla correttamente

Diritto

Fatturazione elettronica tra privati. Come predisporre la fattura elettronica e come trasmetterla correttamente

Dal 2019 scatta l’obbligo della fatturazione elettronica anche tra privati. Ma come predisporre la fattura elettronica? E come gestire correttamente la trasmissione telematica di questo documento fiscale?

Essenzialmente, la fattura elettronica tra privati è una normale fattura contenente tutti gli elementi che la legge richiede di indicare quando essa viene emessa in formato cartaceo, ovvero tutto quanto stabilito nel comma 2, art. 21 del D.P.R. 633/1972.

Cosa cambia allora rispetto alla fattura cartacea (analogica)?

A differenza della fattura in formato cartaceo, nella fattura elettronica cambia il processo di emissione, nel senso che quest’ultima viene emessa, ricevuta e conservata esclusivamente in forma digitale; in parole povere, nasce e viene conservata in forma digitale e inviata al destinatario telematicamente, senza essere mai stampata.

Attenzione però, perché per essere valida, la fattura elettronica deve essere emessa in un formato che possa garantire l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto, la leggibilità dello stesso dal momento della sua emissione e fino al termine del suo periodo di conservazione (comma 3, art. 21, DPR n. 633/1972) che è di dieci anni decorrenti dalla data di emissione. Lo stesso articolo 21 del DPR n. 633, stabilisce che l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati. Queste garanzie vengono rispettate se la fattura elettronica tra privati (BtoB) è conforme alle specifiche tecniche fissate per la fattura elettronica tra pubblica amministrazione e privati (cfr. Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55), che lo ricordiamo è diventata obbligatoria tra il 2014 e il 2015 (cfr. Circolare n. 1 del 9 marzo 2015 MEF).

Pertanto, la fattura elettronica relativa ai rapporti tra imprese o professionisti per essere valida:

deve contenere tutti i dati indicati nell’art. 21 comma 2 del DPR n. 633/72;
deve essere emessa in formato XML (può essere una singola fattura o un blocco di fatture compresso in formato zip) o in eventuali altri formati i cui standard sono validamente riconosciuti dall’Unione europea e che verranno individuati da un decreto del MEF;
deve essere firmata digitalmente dal soggetto emittente (in modo da garantire autenticità dell’origine); l’estensione del file dopo la firma assumerà il valore “.xml.p7m” oppure “.xml” a seconda del formato utilizzato tra i due formati di firma ammessi (CMS Advanced Electronic Signatures; XML Advanced Electronic Signatures);
deve essere trasmessa al destinatario esclusivamente mediante il Sistema di Interscambio.

Cosa è il Sistema di Interscambio?

Si tratta di un sistema di trasmissione elettronica di dati messo a punto dalla SOGEI e gestito dall’Agenzia delle Entrate per la trasmissione delle fatture alla pubblica amministrazione, che consente di effettuare i controlli formali necessari per garantire il successivo regolare inoltro al destinatario del documento fiscale. Questo sistema di trasmissione è stato esteso anche alla fatturazione elettronica tra privati, anzi con la legge di bilancio è diventato l’unico sistema utilizzabile, infatti, secondo quanto stabilito dal comma 909 della legge di bilancio 2018 le fatture tra privati possono essere emesse utilizzando esclusivamente questo sistema di trasmissione e in formato XML (per approfondimenti sul formato si veda il Decreto MEF n. 55/2013) o in altri formati basati su standard o norme riconosciuti nell’ambito dell’Unione Europea che dovrebbero essere individuati a breve con decreto del MEF.

Gli operatori economici possono comunque avvalersi, attraverso accordi tra le parti (emittente e destinatario della fattura elettronica), di intermediari per la trasmissione del documento fiscale al Sistema di Interscambio. Ad ogni modo, la responsabilità sul rispetto delle norme permane in capo al soggetto che emette la fattura; quindi dal 2019, qualora venga emessa una fattura tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato con modalità diverse da quelle descritte, la fattura si intenderà non emessa e si applicheranno le sanzioni di cui all’art. 6 del decreto legislativo 18 dicembre 1997, n. 471. Inoltre, il cessionario e il committente, per non incorrere nella sanzione di cui all’articolo 6, comma 8, del decreto legislativo 18 dicembre 1997, n. 471, devono adempiere agli obblighi documentali ivi previsti mediante il Sistema di Interscambio (Legge di bilancio 2018 comma 909 punto 8).